Chính sách đặt sân Cộng Hòa Garden – Đặt, đổi, hủy rõ ràng

Tại Pickleball Cộng Hòa Garden, chúng tôi tin rằng sự minh bạch là chìa khóa để xây dựng một cộng đồng thể thao văn minh và bền vững. Để đảm bảo quyền lợi tốt nhất cho mọi khách hàng và duy trì sự vận hành trơn tru của hệ thống sân bãi, chúng tôi áp dụng bộ quy tắc Đặt – Đổi – Hủy rõ ràng dưới đây.

Việc nắm rõ các chính sách này sẽ giúp bạn chủ động hơn trong mọi kế hoạch tập luyện và tránh những phát sinh chi phí không đáng có.

Nguyên tắc đặt sân và giữ chỗ

Với lượng khách ra vào liên tục, đặc biệt là vào các khung giờ vàng (17h – 21h), việc tuân thủ nguyên tắc đặt sân là điều kiện tiên quyết để bạn có chắc chắn một vị trí trên sân.

Điều kiện xác nhận: Thông tin đặt, thời hạn giữ, mức cọc

Một yêu cầu đặt sân chỉ được hệ thống ghi nhận là “Thành công” khi thỏa mãn đủ các bước sau:

• Thông tin đầy đủ: Khách hàng cung cấp chính xác Họ tên, Số điện thoại, Ngày giờ chơi và Số lượng sân qua các kênh chính thức (Hotline/Zalo/Tại quầy).
• Đặt cọc giữ chỗ (Deposit):
  • Đối với khách vãng lai: Yêu cầu chuyển khoản cọc 50% hoặc 100% giá trị tiền sân ngay khi chốt lịch.
  • Đối với khách cố định (tháng/quý): Thanh toán vào đầu kỳ hạn.
• Thời hạn giữ booking chờ (Pending): Nếu bạn chỉ mới nhắn tin nhưng chưa chuyển khoản, hệ thống chỉ giữ slot đó trong vòng 30 phút. Sau thời gian này, nếu chưa nhận được cọc, sân sẽ tự động mở lại cho khách hàng khác mà không cần báo trước.

Trường hợp đặt nhiều sân/nhiều khung giờ và cách ưu tiên xác nhận

Đối với các nhóm đông, công ty hoặc CLB muốn tổ chức giải đấu (thuê từ 3 sân trở lên hoặc thuê block nhiều giờ liền):

• Nguyên tắc ưu tiên: “First come, First served” – Ưu tiên người hoàn tất thủ tục cọc trước. Chúng tôi không ưu tiên người hỏi trước mà chưa thanh toán.
• Xác nhận bằng văn bản: Với các đơn đặt hàng số lượng lớn, nhân viên sẽ gửi lại một bản xác nhận (booking confirmation) qua Zalo hoặc Email. Khách hàng vui lòng kiểm tra kỹ các thông tin trong đó để tránh sai sót về ngày giờ.

Chính sách đổi lịch (đổi giờ/đổi ngày/đổi sân)

Chúng tôi hiểu rằng kế hoạch cá nhân có thể thay đổi đột xuất. Vì vậy, Pickleball Cộng Hòa Garden luôn hỗ trợ khách hàng đổi lịch linh hoạt nhất có thể, dựa trên tình trạng sân trống thực tế.

Mốc thời gian được đổi miễn phí và mốc bị tính phí

Để đảm bảo công bằng cho sân và các khách hàng khác đang chờ đặt, phí đổi lịch được áp dụng như sau:

• Đổi trước 24 giờ: Miễn phí 100%. Bạn được quyền dời sang ngày khác hoặc giờ khác (có giá trị tương đương) mà không mất phí.
• Đổi từ 12h – 24h trước giờ chơi: Thu phí hỗ trợ 20% giá trị booking (để bù đắp rủi ro trống sân).
• Đổi sát giờ (dưới 12h): Được xem như hủy lịch và đặt mới. Tuy nhiên, sân sẽ linh động hỗ trợ giảm phí nếu tìm được khách thay thế ngay vào slot bạn vừa bỏ.

Quy trình đổi lịch: Cung cấp mã đặt, chọn slot thay thế, xác nhận lại

Để việc đổi lịch diễn ra nhanh chóng, bạn vui lòng thực hiện theo các bước:

1. Liên hệ ngay: Gọi Hotline hoặc nhắn tin Zalo cho admin quản lý sân.
2. Cung cấp thông tin: Đưa ra thông tin đặt cũ (Tên, giờ cũ) và yêu cầu mới (Giờ muốn đổi sang).
3. Kiểm tra & Xác nhận: Nhân viên sẽ kiểm tra lịch trống. Nếu slot mới còn trống, nhân viên sẽ tiến hành đổi và gửi tin nhắn xác nhận lại. Nếu slot mới đã kín, nhân viên sẽ gợi ý các khung giờ lân cận.
   • Lưu ý: Nếu đổi từ khung giờ thường sang giờ cao điểm, bạn vui lòng thanh toán thêm phần chênh lệch giá.

Chính sách hủy lịch và hoàn tiền/hoàn cọc

Hủy sân là điều không ai mong muốn. Chính sách hủy được thiết lập để chia sẻ rủi ro giữa khách hàng và sân bãi.

Hủy trước bao lâu được hoàn, hủy sát giờ xử lý thế nào

• Hủy trước 48 giờ: Hoàn lại 100% tiền cọc (hoặc bảo lưu tiền cọc cho lần chơi sau trong vòng 30 ngày).
• Hủy trước 24 giờ: Hoàn lại 50% tiền cọc.
• Hủy trong vòng 24 giờ (Sát giờ): Không hoàn cọc.
  • Lý do: Trong khoảng thời gian ngắn này, sân rất khó để tìm khách mới lấp vào chỗ trống, dẫn đến thiệt hại về doanh thu và chi phí vận hành đã chuẩn bị.

Trường hợp bất khả kháng: Thời tiết, sự cố kỹ thuật, sự kiện đặc biệt

Tại Pickleball Cộng Hòa Garden, quyền lợi khách hàng luôn đặt lên hàng đầu trong các tình huống khách quan:

• Thời tiết xấu (Mưa bão/Sân ướt):
  • Nếu trời mưa to trước giờ chơi và sân không đảm bảo điều kiện thi đấu: Sân sẽ chủ động thông báo và hỗ trợ dời lịch sang buổi khác miễn phí hoặc bảo lưu tiền cọc.
  • Nếu đang chơi thì trời mưa: Tiền sân sẽ được tính theo thời gian thực tế đã chơi. Phần thời gian còn lại sẽ được bảo lưu cho lần sau.
• Sự cố kỹ thuật (Mất điện/Hỏng đèn): Sân sẽ hoàn tiền 100% cho khung giờ bị ảnh hưởng hoặc tặng voucher đền bù tương ứng.
• Sự kiện từ phía sân: Trong trường hợp sân cần thu hồi mặt bằng đột xuất để bảo trì hoặc tổ chức giải đấu lớn, chúng tôi sẽ báo trước ít nhất 48h và hoàn tiền 100% kèm ưu đãi giảm giá cho lần đặt kế tiếp.

Cam kết từ Ban Quản Lý: Mọi chính sách trên đều được áp dụng công khai và bình đẳng cho tất cả khách hàng. Chúng tôi luôn lắng nghe và sẵn sàng giải quyết các trường hợp đặc biệt trên tinh thần hợp tác và tôn trọng lẫn nhau.

Để được hỗ trợ nhanh nhất về các vấn đề đặt/hủy sân, vui lòng liên hệ:

• Hotline hỗ trợ (24/7): 0528261261
• Website: pickleballconghoagarden.vn